UMK_ostavlenie_aktovv_AD

УЧЕБНО-ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
КУРС ЛЕКЦИЙ
Тема 1. Основные понятия, используемые при составлении правовых актов
Цель изучения темы: раскрыть сущность основных понятий, используемых при составлении документа, определить содержание юридической силы документа.
Задачи изучения темы:
- уяснить сущность, содержание и признаки правового акта, административной деятельности и административного и управленческого процесса;
- классифицировать виды административного процесса;
- раскрыть понятия «документационное обеспечение административной деятельности»;
- классифицировать документы в зависимости от формы и содержания управленческой деятельности;
- рассмотреть содержание и сущность понятия «юридическая сила документа»;
- классифицировать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники и копии.
1.1. Основные понятия, используемые при составлении документа

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
Правовые акты как один из видов документов используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «правовой акт» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, в административной деятельности он может выступать как способ доказательства или свидетельства чего-либо, для историка историческим источником, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, используемыми в процессе составления и оформления правовых актов в административной деятельности.
Под правовым актом принято понимать документ, принимаемый в установленном законом порядке уполномоченным на то субъектом, содержащий общенормативные или индивидуальные предписания, а также документ и порождающий определенные правовые последствия.
Для правового акта характерны следующие признаки:
правовой акт представляет собой документ, т.е. оформленное надлежащим образом словесно-документальное решение уполномоченного субъекта;
правовой акт имеет официальный характер, т.е. принимается уполномоченным субъектом и порождает определенные юридические последствия;
принимается в рамках четко установленной процедуры, которая регламентируется законодательством;
призван регулировать наиболее важные общественные отношения, которые затрагивают интересы индивидов, их объединений и общества в целом.
Для административной деятельности характерно:
наличие властных актов, принимаемых в ходе разрешения юридических дел;
их правовое оформление;
гарантии соблюдения процессуальных нор, законности и обоснованности принимаемых норм.
Административная деятельность представляет собой процесс применения норм материального права.
Управленческий процесс – урегулированная нормами деятельность органов управления по подготовке и изданию правого акта управления, заключению административных договоров и совершению административных действий.
Административный процесс – осуществление конкретных управленческих действий, реализация и применение материальных административно-процессуальных норм.
Условно можно выделить следующие виды административного процесса:
1) административно-нормотворческий – издание нормативных актов публичной власти;
2) административно-правоприменительный – применение материальных норм позитивного права;
3) административно-юрисдикционный – правоохранительная деятельность субъектов.
Документационное обеспечение административной деятельности это специфическое направление, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия решения.
На современном этапе анализ законодательства Российской Федерации и ее субъектов, а также ведомственных нормативных правовых актов, устанавливающих определенные управленческие отношения, позволяет сделать вывод об отсутствии всесторонней правовой основы, которая регламентирует порядок совершения управленческих действий, процедур.
Но следует помнить, что все без исключения используемые в процессе управления процессуальные формы и методы невозможно установить правовым путем.
Вместе с тем, принципиально важные управленческие процессуальные формы, характеризующиеся особым содержанием и назначением в управленческой практике и влекущие серьезные правовые последствия (такие процессуальные формы, как подготовка, принятие, издание и использование административных актов), государство обязано регламентировать в своих законодательных актах.

1.2. Юридическая сила документа

Каждый документ, в том числе и правовой акт, состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В зависимости от формы и содержания управленческой деятельности документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
( регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
( распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
( накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
( передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Правовой акт призван фиксировать информацию и придавать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность правового акта и возможность его применения также определяется понятием «юридическая сила документа».
Для административной деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, составляющие правовой акт (документ), обязаны: 
( соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
( издавать правовой акт только в пределах своей компетенции;
( соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. 
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (правовой акт, административная деятельность, административный процесс, управленческий процесс, документационное обеспечение административной деятельности, юридическая сила документа);
- составление структурно-логической схемы «Виды документов».
Вопросы для повторения
1. Что включает в себя понятие «правовой акт» и каковы его основные признаки?
2. Что включает в себя понятие «административная деятельность», «управленческий процесс», «административный процесс»?
3. Какие виды административного процесса вам известны?
4. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления» и что под ним подразумевается?
5. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?
6. Что понимается под юридической силой документа?
7. Что такое «реквизит документа»?
8. Какие виды документов вам известны?
Резюме по теме
На сегодняшний день в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к составлению документов, необходимых для осуществления административной деятельности, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Должностное лицо компетентное составлять соответствующие правовые акты обязано знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания представляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно эффективно заниматься основной деятельностью.
ТЕМА 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ РФ
Цель изучения темы: рассмотреть порядок подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации.
Задачи изучения темы:
- уяснить правила подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации, проанализировать реквизиты законопроекта;
- определить правила подготовки и оформления проектов актов Президента Российской Федерации, дать характеристику реквизитов проектов актов;
- раскрыть процедуру подготовки и оформления проектов актов Правительства Российской Федерации, раскрыть содержание реквизитов проектов актов.
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
1) Законодательная инициатива - закрепленное в Конституции Российской Федерации право определенных субъектов внести предложение об издании закона либо внести соответствующий законопроект в законодательный орган. Право законодательной инициативы порождает у законодательного органа обязанность рассмотреть предложение либо законопроект, но принять или отклонить его - право законодателя. Право законодательной инициативы (согласно ч. 1 ст. 104 Конституции РФ) принадлежит Президенту РФ, Совету Федерации, членам Совета Федерации, депутатам Государственной Думы, Правительству РФ, законодательным (представительным) органам субъектов РФ, Конституционному Суду РФ, Верховному Суду РФ, Высшему Арбитражному Суду РФ по вопросам их ведения.
2) Обсуждение законопроекта - важная стадия, которая начинается в Государственной Думе с заслушивания доклада представителя субъекта, внесшего законопроект. Данная стадия необходима для того, чтобы довести документ до высокого уровня качества: устранить противоречия, пробелы, неточности и прочие дефекты. Наиболее существенные законопроекты выносятся на всенародное обсуждение.
3) Принятие закона, что достигается с помощью двух механизмов голосования (простым большинством и квалифицированным). Принятие закона - главная стадия, которая, в свою очередь, распадается на три подстадии:
а) принятие закона Государственной Думой (федеральные законы принимаются простым большинством голосов от общего числа депутатов Государственной Думы, т.е. 50% + 1 голос; федеральные же конституционные законы считаются принятыми, если за них проголосовало не менее 2/3 голосов от общего числа депутатов Государственной Думы);
б) одобрение закона Советом Федерации (в соответствии с ч. 4 ст. 105 Конституции РФ "федеральный закон считается одобренным Советом Федерации, если за него проголосовало более половины от общего числа членов этой палаты либо если в течение четырнадцати дней он не был рассмотрен Советом Федерации"; согласно ч. 2 ст. 108 Конституции РФ, "федеральный конституционный закон считается принятым, если он одобрен большинством не менее трех четвертей голосов от общего числа членов Совета Федерации");
в) подписание закона Президентом РФ (согласно ч. 2 ст. 107 и ч. 2 ст. 108 Конституции РФ, Президент в течение четырнадцати дней подписывает одобренный закон и обнародует его).
4) Опубликование закона (как правило, федеральные конституционные законы и федеральные законы подлежат официальному опубликованию в течение семи дней после их подписания Президентом РФ; неопубликованные законы не применяются)
Президент РФ – обладает общим правом законодательной инициативы, кроме того, обладает полномочиями на внесение проектов, связанных с ратификацией, прекращением и приостановлением международных договоров, подписывает и обнародует, принятые федеральные конституционные и федеральные законы.
Совет Федерации – обладает общим правом законодательной инициативы. Право законодательной инициативы осуществляется Советом Федерации в форме внесения в Государственную Думу: проектов законов Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации, проектов федеральных конституционных законов, проектов федеральных законов; законопроектов о внесении изменений и дополнений в законы РСФСР, законы Российской Федерации, федеральные конституционные законы и федеральные законы, о признании утратившими силу актов законодательства РСФСР, Российской Федерации либо законопроектов о признании не действующими на территории Российской Федерации актов законодательства СССР; поправок к законопроектам.
Программа законопроектной работы Совета Федерации утверждается постановлением Совета Федерации и может предусматривать анализ и оценку правоприменительной практики, которые, в свою очередь, осуществляются по утверждаемым Советом палаты планам и поручениям. Законопроект, поправка к законопроекту, разработанные в порядке реализации права законодательной инициативы Совета Федерации, могут вноситься на рассмотрение палаты комитетом, комиссией Совета Федерации, членом Совета Федерации. Законодательная инициатива, подготовленная для внесения на рассмотрение палаты, вместе с сопроводительными документами не позднее чем за 20 дней до начала заседания Совета Федерации направляется инициатором законодательной инициативы для подготовки заключений в комитет (комитеты), комиссию (комиссии), к ведению которых относится предмет законодательной инициативы, а также в Правовое управление Аппарата Совета Федерации для проведения правовой и лингвистической экспертиз. Заключения комитетов (комиссий) палаты, результаты правовой и лингвистической экспертиз представляются инициатору законодательной инициативы не позднее чем за 72 часа до начала заседания Совета Федерации. Законодательная инициатива может быть внесена на рассмотрение Совета Федерации только при наличии заключения Правового управления Аппарата Совета Федерации. Рассмотрение на заседании Совета Федерации законодательной инициативы Совета Федерации начинается с доклада одного из ее инициаторов. С содокладом выступает председатель или заместитель председателя либо по поручению соответствующего комитета (комиссии) член комитета, комиссии Совета Федерации. Затем слово предоставляется представителю Правительства Российской Федерации для оглашения заключения Правительства Российской Федерации на законопроект или официального отзыва Правительства Российской Федерации о законопроекте. Заключение или официальный отзыв о законопроекте может не оглашаться на заседании Совета Федерации, если его текст был представлен членам Совета Федерации в письменной форме. Постановление о внесении законодательной инициативы в Государственную Думу и назначении представителя (представителей) Совета Федерации при ее рассмотрении Государственной Думой принимается большинством голосов от общего числа членов Совета Федерации. Законодательная инициатива с сопроводительными документами, рассмотренная Советом Федерации, и постановление Совета Федерации по этому вопросу направляются в Государственную Думу.
Члены Совета Федерации – обладают общим правом законодательной инициативы. Член (члены) Совета Федерации реализует право законодательной инициативы самостоятельно в форме внесения в Государственную Думу законопроектов и поправок к законопроектам. Текст законодательной инициативы члена (членов) Совета Федерации, пояснительная записка к законодательной инициативе члена (членов) Совета Федерации, финансово-экономическое обоснование, перечень актов законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению, действие которых должно быть приостановлено в связи с принятием закона, готовятся непосредственно членом (членами) Совета Федерации. Текст законодательной инициативы члена (членов) Совета Федерации вместе с документами, предусмотренными частью 2 настоящей статьи, могут направляться для рассмотрения в комитет (комитеты), комиссию (комиссии) Совета Федерации, к ведению которых относится предмет законодательной инициативы, а также в Правовое управление Аппарата Совета Федерации и Аналитическое управление Аппарата Совета Федерации для правовой и социально-экономической экспертиз.

Депутаты Государственной Думы – обладают общим правом законодательной инициативы.

Правительство РФ – обладает общим правом законодательной инициативы, кроме того, обладает полномочиями на внесение проектов, связанных с ратификацией, прекращением и приостановлением международных договоров, только оно может внести проект закона федерального бюджета. Законопроектная деятельность Правительства осуществляется в соответствии с утверждаемыми им планами законопроектных работ и программами деятельности Правительства, иными актами Правительства, предусматривающими разработку законопроектов. Проекты планов законопроектной деятельности Правительства формируются Министерством юстиции Российской Федерации на основе предложений федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство. Предложение о разработке проекта федерального закона, представляемое в Министерство юстиции Российской Федерации для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства, должно содержать рабочее наименование проекта федерального закона и его концепцию, наименование федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя, перечень соисполнителей и ориентировочные сроки рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве и внесения его в Государственную Думу. Проекты планов законопроектной деятельности Правительства с приложением концепций законопроектов после проведения предварительной экспертной оценки вносятся Министерством юстиции Российской Федерации в Правительство в установленном порядке. При подготовке проектов планов законопроектной деятельности Правительства учитываются планы (проекты планов) законопроектных работ Президента Российской Федерации и палат Федерального Собрания. Проекты планов законопроектной деятельности и концепций законопроектов предварительно рассматриваются правительственной комиссией по законопроектной деятельности, после чего указанные планы утверждаются Правительством. Законопроекты, вносимые Правительством в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), направляются Аппаратом Правительства для согласования в Администрацию Президента Российской Федерации не позднее чем за 2 недели до рассмотрения их на заседании Правительства.

Законодательные (представительные) органы субъектов РФ – обладают общим правом законодательной инициативы.

Конституционный Суд РФ – обладает специальным правом законодательной инициативы, т.е. вправе вносить законопроекты только по вопросам, имеющим непосредственное отношение к его деятельности.

Верховный Суд РФ – обладает специальным правом законодательной инициативы, т.е. вправе вносить законопроекты только по вопросам, имеющим непосредственное отношение к его деятельности.

Высший Арбитражный Суд РФ - обладает специальным правом законодательной инициативы, т.е. вправе вносить законопроекты только по вопросам, имеющим непосредственное отношение к его деятельности.

Ограничен круг субъектов права законодательной инициативы при пересмотре Конституции или внесении в нее поправок: из числа субъектов законодательной инициативы правом на реализацию указанных правомочий не наделены Конституционный Суд, Верховный Суд, Высший Арбитражный Суд, а также каждый в отдельности депутат Государственной Думы и член Совета Федерации. Что касается последних, то внесение ими указанных предложений может быть осуществлено лишь при поддержке этих предложений не менее чем 1/5 депутатов Государственной Думы или же соответственно 1/5 членов Совета Федерации.

В отношении внесенного субъектом в законодательный орган законопроекта за ним сохраняется право на получение полной информации по законопроекту, на участие в доработке, в обсуждении законопроекта на заседании комитета либо самого законодательного органа. В ходе доработки, обсуждения законопроекта субъект может вносить предложения, замечания, адресуемые комитету или законодательному органу, и в то же время выражать свое отношение к предложениям и замечаниям, поступающим по законопроекту со стороны других участников законодательного процесса, высказывать согласие либо несогласие с ними. Предложения, с которыми инициатор не согласится, могут приниматься либо отклоняться законодательным органом с учетом того, поддерживаются они участником процесса, который их внес, или нет. Предложения, не поддерживаемые последним, с обсуждения снимаются. Не имеет смысла проводить по ним и голосование. Этим выражается общий интерес инициатора законопроекта и участника процесса, предложившего по нему изменения.
Субъекту, выступившему с инициативой законодательного предложения, предоставляется возможность участия в работе комитетов, комиссий, осуществляющих предварительное рассмотрение этого законодательного предложения. Он может поделиться своими соображениями, высказать мнение относительно предлагаемого разработчика законопроекта, дать необходимые пояснения. Во всех случаях, когда законодательное предложение получает "воплощение" в конкретном законопроекте, председательствующему на сессии должно вменяться в обязанность уведомление участников процесса о том субъекте, кому принадлежит идея разработки рассматриваемого в законодательном органе законопроекта.

Постановление ГД ФС РФ от 22.01.1998 №2134-II ГД «О Регламенте ГД ФС РФ»

«Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов», направленные письмом Аппарата ГД РФ от 18 ноября 2003 г. N вн2-18/490

Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов) осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.
Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов:
- пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
- финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
- перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;
- заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
- в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта в электронной форме на дискете 3,5 дюйма.
Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителями федеральных органов исполнительной власти, подготовивших (вносящих) законопроект, или лицами, исполняющими их обязанности, руководителем Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.
Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их федеральным органам исполнительной власти.
Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН.
Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи. Номера глав проставляются римскими цифрами.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись состоит из слов "Президент Российской Федерации". Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
- Наименование вида документа;
- Заголовок. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
- Текст. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
- Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.
Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.
Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Проекты актов Президента Российской Федерации визируются руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством государственного имущества Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:
- наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
- Заголовок. Точка в конце заголовка не ставится. В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
- Текст. Текстовая часть, может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом
постановляю, которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
- Подпись отделяется от текста и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
- Место издания отделяется от подписи и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.
- Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом.
- Индекс (номер) проставляется после подписания документа.
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.
Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся руководителями федеральных органов исполнительной власти с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки.
В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта.
В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.
Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.
Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
- Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
- Дата акта - проставляется при подписании акта.
- Индекс (номер) состоит из знака "№" м порядкового номера документа.
- Место издания.
- Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
- Текст. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
- Подпись состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации.
Приложения к проектам актов (постановлений, и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются. Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
- Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
- Наименование вида документа.
- Заголовок. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
- Текст. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
- Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (нормотворческая техника, юридическая техника);
- составление структурно-логической схемы «Реквизиты проектов законодательных актов Российской Федерации»;
- составление структурно-логической схемы «Реквизиты проектов актов Президента Российской Федерации».
Вопросы для повторения
1. Кем осуществляется разработка проектов федеральных законов (законопроектов)?
2. Какие реквизиты имеет законопроект?
3. На какие части может подразделяться текстовая часть законопроекта?
4. Кем производятся подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации?
5. Какие реквизиты имеет проект акта Президента Российской Федерации?
6. На какие части может подразделяться текстовая часть акта Президента Российской Федерации?
7. Кем производятся подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации?
8. Назовите основные реквизиты актов Правительства Российской Федерации?
Резюме по теме
Нормативные правовые акты издаются федеральными органами законодательной и исполнительной власти в пределах их компетенции в соответствии с положениями о них в виде законов, постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов федеральных органов законодательной и исполнительной власти установлены Типовой инструкцией по делопроизводству и соответствующими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.
ТЕМА 3. НОРМОТВОРЧЕСКАЯ ТЕХНИКА СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Цель изучения темы: уяснить сущность понятия «нормотворческая техника» «юридическая техника», определить критерии законности правовых актов субъектов РФ.
Задачи изучения темы:
- уяснить сущность, содержание и особенности нормотворческой техники и юридической техники;
- определить критерии законности правовых актов субъектов РФ;
- проанализировать порядок подготовки и оформления проектов региональных законов.
3.1. Понятие нормотворческой техники.
На современном этапе развития государства и права общественный организм переживает качественно новый цикл осознания ценности законодательства как объективно необходимого инструмента социального регулирования. Одной из основных тенденций развития нормативного массива России является повышение социальной и политической значимости и авторитета закона.
Действующая Конституция РФ впервые закрепила законодательство субъекта Российской Федерации как самостоятельный юридический феномен. За последние годы законотворчество субъектов Федерации получило развитие и стало мощным средством правового регулирования общественных отношений в российской правовой системе, фактором воздействия на формирование юридической науки и практики. В настоящее время, на первый план выходят качественные характеристики нормативного массива, повышению которых и призвана служить нормотворческая техника.
Нормотворческая техника - это «система выработанных теорией и практикой нормотворчества правил и способов создания наиболее эффективных по форме и совершенных по структуре, содержанию и изложению нормативных актов».
Нормотворческая техника представляет собой основную разновидность юридической техники, которая в свою очередь может быть определена как «обусловленная закономерностями развития правовой системы общества совокупность определенных правил, приемов, навыков, методов, используемых в профессиональной юридической деятельности с целью обеспечения высокого качества ее результатов».
Каждый составитель проекта законодательного акта должен ориентироваться на определенный круг аспектов качества закона. Поэтому, для того, чтобы не упустить какие-либо из элементов исследования качества законопроекта, целесообразно использовать исходный перечень общих вопросов, способствующий выявлению и устранению недостатков конкретного проекта.
Региональные законы должны соответствовать общим критериям законности правовых актов:
1) правомочность субъекта, принимающего акт;
2) соответствие содержания акта федеральному нормативному блоку;
3) соответствие содержания акта объему полномочий субъекта (имеется в виду объем законодательной компетенции Российской Федерации и ее субъектов согласно ст. 71 и 72 Конституции РФ, Конституций и Уставов субъектов РФ);
4) правильный выбор формы акта (рекомендуется тщательно оценивать возможный круг регулируемых отношений и правильно выбирать форму закона);
5) соблюдение установленной процедуры подготовки, согласования, принятия и вступления акта в силу.

3.2. Подготовка и оформление проектов региональных законов.
а) Общие положения
Предметом закона являются подлежащие регламентации (законодательному воздействию) определенные экономические, социальные и иные явления и отношения.
Не все отношения являются предметом закона и могут быть регламентированы законодательными средствами. Необходимо учитывать критерии, позволяющие выделить закон в особую категорию нормативных правовых актов. К таким критериям следует отнести:
1) значимость и стабильность регулируемых отношений.
2) первичное нормативное урегулирование вопросов, которые являются исключительно или преимущественно предметом законодательного воздействия на региональном уровне;
3) четкое уяснение места будущего закона в общей системе регионального законодательства;
4) соответствие содержания закона предмету ведения субъекта Российской Федерации.
Необходимо четко определить (уяснить), имеется ли в действительности проблема, требующая принятия законодательных решений на региональном уровне, и каков при этом должен быть объем правового регулирования.
Проект регионального закона может быть разработан в виде:
1) проекта нового регионального закона (если требуется новое решение какого-либо самостоятельного вопроса);
2) изменений и дополнений действующих региональных законов;
3) новой редакции (нового текста) действующего регионального закона.
Следует стремиться к тому, чтобы новый региональный закон не противоречил ранее принятым и действующим законам, если только его принятие не преследует цель изменить или отменить нормы действующего (ранее принятого) закона.
б) Этапы подготовки законопроектов
Разработка проектов региональных законов должна основываться на полной и достоверной информации о предмете правового регулирования.
Тексты действующих нормативных правовых актов должны анализироваться по контрольным экземплярам их официальных изданий, отражающим все последующие (после принятия) изменения и дополнения, внесенные в данные акты в официальном порядке.
Поиск необходимой информации о действующем федеральном законодательстве и законодательстве субъектов Российской Федерации рекомендуется осуществлять с использованием новейших компьютерных технологий, включая банки данных справочных правовых систем.
В программах и планах законопроектной деятельности предусматриваются поручения органам государственной власти по разработке законопроектов. При этом определяются головной исполнитель, состав соисполнителей и срок представления документов.
Для организации разработки законопроектов комплексного характера, требующей привлечения большого количества заинтересованных организаций, по предложению головного исполнителя могут образовываться комиссии. К подготовке проектов региональных законов целесообразно привлекать представителей научных учреждений, экспертов.
В начале работы над значительным по объему и степени важности законопроектом готовится его концепция. В ней дается характеристика предмета и цели будущего закона, определяются его основные положения и варианты решений, анализируются возможные последствия применения проектируемых норм, предлагается примерная структура закона.
Органы, разрабатывающие проект, организуют его обсуждение, учет и обобщение поступивших в ходе обсуждения замечаний и предложений, а также осуществляют доработку проекта в соответствии с ними. В необходимых случаях подготовленный законопроект может быть опубликован в средствах массовой информации для публичного обсуждения.
Законопроекты должны подвергаться юридической и лингво-юридической специализированным экспертизам. В качестве экспертов привлекаются ученые и специалисты, не принимавшие непосредственного участия в подготовке соответствующего законопроекта.
Лингво-юридическое исследование нормативного текста целесообразно проводить на всех этапах правотворчества, начиная с самых ранних стадий, при этом круг специалистов, привлекающихся к данному исследованию, не должен быть ограничен.
Подготовленные проекты региональных законов согласовываются с заинтересованными органами и организациями.
в) Оформление законопроектов
Проект закона состоит, как правило, из следующих частей:
заголовок;
преамбула;
нормативные предписания, составляющие основное содержание закона;
заключительные и переходные положения.
Региональный закон имеет следующие формальные реквизиты:
1) обязательное наименование «Российская Федерация»;
2) заголовок регионального закона (например: Закон Белгородской области «О статусе областного центра Белгородской области»);
3) дату принятия закона региональным законодательным органом;
4) подпись руководителя региона;
5) место и дату подписания регионального закона;
6) регистрационный номер.
Заголовок закона должен давать общее представление о его содержании и точно отражать предмет закона.
Содержание правовой нормы должно определяться исходя из тех целей, которые предполагается достичь с помощью подготавливаемого закона, а также обязательно учитывая:
1) содержание норм актов более высокой юридической силы федеральных законов;
2) принципы соответствующей отрасли права;
3) рекомендации юридической науки о наиболее эффективном варианте правового регулирования соответствующих видов общественных отношений;
4) способы правового регулирования, которые могут обеспечить эффективное действие проектируемых норм.
При формулировании нормы будущего закона разработчику рекомендуется оценить возможные последствия ее применения с тем, чтобы уже на ранней стадии подготовки законопроекта избежать нежелательных результатов. Содержание нормы права в тексте закона излагается в виде нормативных правовых предписаний.
В зависимости от направленности закона возможно применение следующих видов нормативно-правовых предписаний: предписание-принцип, предписание-дефиниция, управомочивающее, обязывающее, запрещающее, императивное, диспозитивное, бланкетное, отсылочное или обеспечивающее предписания.
Устанавливаемые законом права и обязанности должны быть реальными, соответствовать современному уровню развития регулируемых общественных отношений, иметь надежный правовой механизм их защиты и охраны.
Нормы, составляющие содержание законопроекта, как правило, располагаются в следующей последовательности: 1) сфера действия закона; 2) цели и задачи; 3) общие и конкретные требования к поведению субъектов, вступающих в определенные правоотношения; 4) правовые последствия; 5) заключительные положения.
Сначала формулируются нормы, имеющие общий характер, а затем нормы, конкретизирующие основные принципы и другие общие положения.
Общие положения определяют предмет, цель закона, сферу отношений, регламентируемых им, а также принципы, на которых основывается регламентация.
В зависимости от предмета закона, объема и характера нормативного материала, нормативные предписания группируются в тексте проекта по отдельным структурным подразделениям: частям, разделам, главам.
Структура закона должна быть рациональной. Части, разделы и главы проекта располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.
Нормативные предписания следует излагать в виде статей, имеющих заголовок и порядковый номер. Статьи нумеруются арабскими цифрами. Статьи могут подразделяться на абзацы, именуемые частями и имеющие порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты.
В случаях, когда необходимо разъяснить цели и мотивы принятия закона, в него включается вступительная часть преамбула. Нормативные предписания в преамбулу не помещаются.
Общим правилом для формулирования региональных законов является их изложение на русском языке государственном языке Российской Федерации.
Терминология, используемая в проекте регионального закона, не должна отличаться от терминологии, используемой в федеральном законодательстве.
Для стимулирования общедоступности и понятности языка закона необходим строгий надзор законодателя за правильностью, последовательностью, четкостью и единством используемого терминологического поля. Определения терминов целесообразно давать в самом тексте закона, в той его части, где данный термин употребляется впервые.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (нормотворческая техника, юридическая техника);
- составление структурно-логической схемы «Этапы подготовки и оформление законопроектов».
Вопросы для повторения
1. Что включают в себя понятия «нормотворческая техника» «юридическая техника» и как они соотносятся?
2. Назовите общие критерии законности правовых актов.
3. В каком виде может быть разработан проект регионального закона?
4. Какие формальные реквизиты имеет региональный закон?
5. Из каких частей состоит проект регионального закона?
6. В какой последовательности, как правило, располагаются нормы, составляющие содержание законопроекта?
Резюме по теме
Нормотворческая техника является сложной, системной юридической категорией, продуктом развития правовой материи и результатом деятельности человека. Именно поэтому она используется обществом для решения насущных проблем с помощью конкретных средств и приемов.
ТЕМА 4. ПОДГОТОВКА МУНИЦИПАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
Цель изучения темы: раскрыть порядок подготовки и принятия муниципальных нормативных актов.
Задачи изучения темы:
- определить особенности подготовки муниципальных нормативных актов;
- рассмотреть порядок разработки и принятия нормативного акта, его содержание;
- проанализировать порядок согласования и экспертизы проекта нормативного правового акта;
- уяснить особенности оставления юридического заключения на проект нормативного правового акта.
4.1. Особенности подготовки муниципальных нормативных актов.
Нормотворчество органов местного самоуправления (ОМСУ), базируясь на теоретических основах правотворчества, имеет свои особенности:
1) решения органа местного самоуправления отличает особая форма выражения норм муниципального права;
2) правовые акты муниципальных образований включают лишь часть норм муниципального права, регулирующих определенный круг вопросов, так как нормы муниципального права в целом устанавливаются Конституцией РФ, федеральными законами и законами субъектов РФ;
3) акты местного самоуправления отличаются специфическим языком, включающим собственные понятия и термины.
Самая распространенная ошибка нормотворческого процесса органов местного самоуправления заключается в копировании федеральных и региональных законов, воспроизводстве их структур и основных текстовых оборотов. В таких актах, как правило, не содержится механизма их реализации, что подталкивает нормодателя к принятию поднормативных актов, призванных привести указанный нормативный массив в действие.
Специалисты отмечают, что порой происходит стирание различий между нормативными и ненормативными актами. Это приводит к тому, что в форме нормативного правового акта издаются распоряжения и иные правоприменительные акты.
Порядок подготовки проектов муниципальных нормативных правовых актов должен быть четко прописан в соответствующем Положении, утвержденном органом местного самоуправления, а также в регламенте представительного органа местного самоуправления.
4.2. Разработка и принятие нормативного акта.
Целями принятия нормативных правовых актов органа местного самоуправления являются:
исполнение федеральных, областных законов, иных нормативных правовых актов органов государственной власти РФ, субъекта РФ, нормативных правовых актов органов местного самоуправления, принятых ранее;
обеспечение регламентации экономической, политической и социальной жизни города, регулирование которых входит в компетенцию органов местного самоуправления;
содействие гражданам в реализации их прав и законных интересов.
Структурные подразделения органов местного самоуправления осуществляют подготовку проектов нормативных правовых актов в соответствии с планом нормотворческой деятельности муниципального образования, а также при необходимости оперативного решения имеющейся проблемы.
Понятие и виды нормативных правовых органов местного самоуправления.
Под нормативными правовыми актами органов местного самоуправления понимаются акты, содержащие правовые нормы, рассчитанные на неограниченный круг субъектов муниципального образования и многократное или постоянное их применение.
Нормативные правовые акты ОМСУ должны отвечать следующим требованиям:
устанавливать, изменять или отменять правовые нормы в пределах компетенции ОМСУ;
определять срок своего действия;
устанавливать общеобязательные нормы для многократного или постоянного применения.
Не являются нормативными актами документы индивидуального применения, а также акты, рассчитанные на однократное применение или обращенные к конкретным лицам.
Если в правовом акте, наряду с индивидуальными предписаниями, имеется хотя бы одна правовая норма, такой акт рассматривается в качестве нормативного правового акта.
Нормативные правовые акты представительного органа местного самоуправления издаются в виде решений. Решения представительного органа местного самоуправления обладают высшей юридической силой по отношению к другим нормативным правовым актам города.
Разработка нормативного правового акта.
Подготовка нормативного правового акта осуществляется ответственным за разработку комитетом.
Проект нормативного правового акта может содержать решение новых вопросов, возникших на практике и требующих правового регулирования, устранение имеющихся пробелов, устаревших предписаний и противоречий, множественности актов по одним и тем же вопросам. Проект нормативного правового акта должен иметь соответствующее его содержанию краткое наименование.
Структура проекта должна быть логически обоснованной, отвечающей целям и задачам правового регулирования, а также обеспечивающей правильное понимание данного нормативного правового акта.
Проект нормативного правового акта может состоять из следующих основных частей: преамбула, разделы, главы, пункты (параграфы).
В преамбуле проекта нормативного правового акта помещаются положения, разъясняющие его цели и задачи; указания на документы, во исполнение или в соответствии с которыми принимается данный нормативный правовой акт, иные положения. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.
Основной текст проекта нормативного правового акта может подразделяться на разделы и главы, которые могут состоять из пунктов (параграфов), подпунктов, абзацев.
Разделы и главы первичная часть текста нормативного правового акта, посвященная отдельному вопросу и содержащая обычно несколько связанных между собой правовых норм.
Разделы, главы и пункты (параграфы) располагаются в проекте нормативного правого акта в последовательности, обеспечивающей логическое деление предмета правового регулирования, переход от общих положений к более конкретным.
Если в проекте нормативного правового акта имеются предписания, относящиеся к предмету правового регулирования в целом, то они выносятся в раздел «Общие положения». В указанном разделе также может находиться свод определений основных понятий, употребляемых в тексте проекта нормативного правового акта.
Текст проекта нормативного правового акта излагается простым и доступным для понимания языком. Термины необходимо употреблять только в одном значении и в соответствии с общепринятой терминосистемой.
В качестве дополнительных материалов к проекту нормативного правового акта могут быть подготовлены таблицы, графики, схемы, образцы документов.
В проекте нормативного правового акта могут предусматриваться изменения и дополнения к ранее принятым актам. Они оформляются в виде новой редакции соответствующих разделов, глав, пунктов (параграфов).
Комитетом, подготовившим проект нормативного правового акта составляется пояснительная записка. Она излагается в свободной форме и в ней отражается обоснование необходимости принятия нормативно-правового акта, его цели и основные положения, место в системе действующих нормативных правовых актов, а также прогноз социально-экономических и иных последствий принятия данного нормативно-правового акта; финансово-экономическое обоснование и некоторые другие сведения.

4.3. Согласование и экспертиза проекта нормативного правового акта.
Согласование проектов нормативных правовых актов производится как структурными подразделениями внутри представительного ОМСУ (внутреннее согласование), так и вне этих подразделений с заинтересованными службами, организациями (внешнее согласование).
Согласование проекта нормативного правового акта проводится в целях:
а) предварительного рассмотрения вопроса о целесообразности и своевременности принятия данного нормативного правового акта;
б) квалифицированной и всесторонней оценки качества подготавливаемого проекта нормативного правового акта;
в) предотвращения противоречия норм данного проекта нормативно-правового акта действующему нормативному массиву;
г) обеспечения необходимого взаимодействия федеральных, областных органов, органов местного самоуправления по вопросам применения данного нормативного правового акта.
Внутреннее согласование проекта нормативного правового акта в обязательном порядке проводится со следующими субъектами:
заинтересованными отраслевыми и общими функциональными подразделениями;
правовым управлением муниципального образования;
комитетом финансов и бюджетной политики (по вопросам, касающимся финансового обеспечения).
Проект нормативного правового акта считается согласованным при наличии положительных заключений.
Обязательное внешнее согласование проводится:
а) в случаях, когда этого требуют нормы действующего законодательства;
б) если нормативный правовой акт затрагивает интересы хозяйствующих субъектов;
в) при подготовке нормативного правового акта по вопросам, отнесенным к совместной компетенции субъекта РФ и органа местного самоуправления, либо регуляции совместной деятельности равноправных субъектов гражданских правоотношений.
Заключения на проект нормативного правового акта направляются в комитет, подготовивший данный проект, для внесения соответствующих поправок.
Проект нормативного правового акта, прошедший все стадии подготовки, представляется главе местного самоуправления.
К проекту нормативного правового акта прилагаются:
пояснительная записка с необходимыми приложениями;
заключение правового управления администрации города;
заключение комитета финансов и бюджетной политики администрации города;
письмо комитета на имя главы местного самоуправления с просьбой о внесении подготовленного проекта нормативного правового акта на рассмотрение в городской Совет депутатов и назначении докладчика по данному вопросу;
проект письма главы местного самоуправления на имя
руководителя городского Совета депутатов.
Срок подписания главой местного самоуправления нормативного правового акта не должен превышать 7 (семь) календарных дней с момента его принятия. Решения нормативного характера вступают в силу с момента их официального опубликования, если иное не указано в самом решении.
4.4. Юридическое заключение на проект нормативного правового акта.
Логическое построение заключения юридической службы на проект нормативного правового акта может быть следующим:
- вывод о соответствии или несоответствии проекта действующему законодательству со ссылками на законы РФ и субъекта РФ, а также на подзаконные акты, которым соответствует (не соответствует) проект нормативного правового акта или отдельные его части;
- указание на юридические неточности в тексте проекта решения и пояснительной записки к нему;
- внесение соответствующих уточнений удостоверение наличия (отсутствия) экспертных заключений, других документов, подтверждающих обоснованность предлагаемых в проекте тарифов, цен на услуги и др.;
- фиксация замечаний по нормотворческой технике;
- указание на стилистические неточности и грамматические ошибки в тексте акта;
- перечисление правовых актов, подлежащих отмене или изменению в связи с принятием предлагаемого акта;
- констатация целесообразности направления Проекта решения на доработку или принятия в представленном виде (с учетом замечаний) органом местного самоуправления.
Тренировочные задания
- составление структурно-логической схемы «Рассмотрение и принятие проектов муниципальных нормативных актов»;
- составление структурно-логической схемы «Виды и цели согласования проекта нормативного правового акта».
Вопросы для повторения
1.Каковы цели принятия нормативных правовых актов органа местного самоуправления?
2. Назовите особенности подготовки муниципальных нормативных актов.
3. Раскройте понятие и назовите виды нормативных правовых органов местного самоуправления.
5. Из каких частей состоит проект нормативного правового акт органа местного самоуправления?
6. В каких целях проводится согласование проекта нормативного правового акта органа местного самоуправления?
7. Что включает в себя заключение юридической службы на проект нормативного правового акта?
Резюме по теме
Нормотворчество органов местного самоуправления (ОМСУ), базируясь на теоретических основах правотворчества, имеет свои особенности. Порядок подготовки проектов муниципальных нормативных правовых актов должен быть четко прописан в соответствующем правовом документе, утвержденном органом местного самоуправления, а также в регламенте представительного органа местного самоуправления.
ТЕМА 5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами правил оформления управленческих документов.
Задачи изучения темы:
- уяснить понятие «оформление документов»;
- рассмотреть и проанализировать состав реквизитов документов;
- раскрыть основные требования к оформлению реквизитов документов;
- уяснить понятие «бланк документа», рассмотреть отдельные виды бланков документов и раскрыть требования, предъявляемые к их оформлению;
- рассмотреть процедуру изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.
5.1. Оформление реквизитов документов.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Основные правила оставления и оформления управленческих документов закреплены в общегосударственных нормативно-методических документах, действующих в Российской Федерации – в государственных стандартах. В стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Реквизит 01, 02 - Государственный герб РФ или герб субъекта РФ - помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, в соответствии с ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Бланки с Государственным гербом РФ изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.
Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.
Реквизит 05 - Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия. Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 - Указание на индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН КПП), проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 04, 07 - Код организации и Код формы документа.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 08 - Наименование организации - должен соответствовать наименованию организации, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа.
Реквизит 09 - Справочные данные об организации. Реквизит содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов и др.
Реквизит 10 - Наименование вида документа. Один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает общее представление о документе, его назначении и определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.
Реквизит 11 - Дата документа - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Реквизит 12 - Регистрационный номер документа - это порядковый номер документа с начала календарного года. Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.
Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Реквизит 14 - Место составления или издания документа.
Данный реквизит указывается на бланке документа (кроме письма) в том случае, если его определение затруднено по реквизитам Наименование организации или Справочные данные об организации.
Реквизит 15 - Адресат может состоять из следующих частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- инициалы и фамилия (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
Реквизит 16 - Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
Реквизит 17 - Резолюция - конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа.
Реквизит 18 - Заголовок к тексту - включает краткое изложение основного смысла текста составляемого документа и является обязательным элементом любых документов. Заголовок составляется тем, кто готовил документ.
Реквизит 19 - Отметка о контроле - проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.
Реквизит 20 - Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведения данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.
Реквизит 22 - Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); его личная подпись и ее расшифровка.
Реквизит 23 - Гриф согласования документа.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Согласование документа может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования (когда необходимо согласование с несколькими организациям) или грифом согласования на документе ниже реквизита «подпись». Этот гриф имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. При внешнем согласовании подпись должностного лица необходимо заверить печатью.
Реквизит 24 - Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - должность визирующего. По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).
Реквизит 25 - Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющими права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.
Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляются гербовая и другие печати. Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.
Реквизит 27 - Фамилия исполнителя и номер его телефона - состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы - справки, заключения, письма и т.д.
Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - проставляется сразу после решения вопроса и отправки ответа. Состоит из: ссылки на дату и номера документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты.
Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию - проставляется при получении документа. Этот реквизит включает: порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа) при необходимости - часы и минуты.
Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
5.2. Бланки документов, форматы.
Бланк документа - это лист бумаги форматов А4 и А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, придает информации официальный характер.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27 ноября 2000 г. № 68.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном на одном уровне продольного бланка.
Для изготовления бланков используют форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм); допускается использование бланков форматов АЗ и А6. Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.
Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники, непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.
По рекомендациям Государственного стандарта бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
5.3. Требования к изготовлению документов с помощью печатных устройств.
Подготовка документов в настоящее время чаще всего осуществляется на компьютере, который стал основным средством печатания и редактирования документов. Это позволяет сократить время по сбору необходимых данных, исключить многократную перепечатку в процессе подготовки документа и поднять культуру оформления документа.
В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, для которых нет утвержденных форм, то могут быть разработаны свои трафаретные тексты, или типовые - «шаблоны».
Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.). При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст заранее оформлен (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию.
При создании шаблонов рационально соблюдать определенную последовательность. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.
Особенно облегчает компьютер составление таблиц.
В стандарте рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке) «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает его содержание. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Дня того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии.
При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов или иностранных языков.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» («стр.») и знаков препинания.
5.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.
Учет ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, при этом используются следующие реквизиты.
При поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации-поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серии и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (оформление документов, бланк документа, шаблон документа);
- оформите реквизит «гриф утверждения документа»;
- оформите реквизит «подпись» для случаев, когда:
А) документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей;
Б) документ подписывают несколько должностных лиц одной организации.
Вопросы для повторения
1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?
2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.
3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?
7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?
8. Какими способами оформляется утверждение документа?
9. Какие требования предъявляются к заголовку?
10. Каков порядок оформления приложений к документу?
11. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?
12. Как оформляется согласование документа?
 13. Укажите этапы подготовки документа.
14. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?
15. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?
16. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
17. Какие программы могут использоваться при подготовке документов на компьютере?
18. Какая постоянная информация должна быть заложена в компьютер для составления документов?
19. Каковы особенности составления таблиц на компьютере?
20. Какие преимущества дает компьютер в оформлении текста?
Резюме по теме
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях.
ТЕМА 6. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами правил составления служебных документов.
Задачи изучения темы:
- проанализировать особенности официально-делового стиля;
- рассмотреть правила употребления прописных и строчных букв;
- выявить наиболее употребляемые сокращения слов;
- раскрыть порядок оформления дат и чисел в документах;
- уяснить некоторые рекомендации по составлению текстов правовых актов (законов, постановлений, распоряжений, приказов).
6.1. Особенности официально-делового стиля.
К особенности официально-делового стиля следует отнести:
- краткость и компактность изложения материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов.
Предполагается внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам.
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например: 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордеру. Предоставить: 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).
Плеоназм (от греч. «излишество») заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д.
Тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания, стилистическая ошибка. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление проявляется в условиях...».
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи» постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.
Например, глагол «допускать» (допустить) в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)». В некоторых существительных указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
6.2. Употребление прописных и строчных букв.
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся все слова в следующих названиях:
Правительство Российской Федерации;
Коллегия Правительства Российской Федерации и т.п.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного самоуправления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, они пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховный Суд Российской Федерации;
Высший арбитражный суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации.
Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция (Основной Закон) Российской Федерации; (но: конституции республик);
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Федеративный договор;
Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы);
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);
Распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;
Распоряжение Правительства Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Министр финансов Российской Федерации и т.п.
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;
первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;
заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;
заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом;
глава администрации Красноярского края;
губернатор Сахалинской области;
премьер правительства Москвы;
член коллегии Генеральной прокуратуры.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:
председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
президент Союза арендаторов и предпринимательства России.
С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание», «Народный художник Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:
генерал армии;
академик;
адмирал;
действительный член Российской академии наук;
доктор технических наук.
Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:
государственная граница Российской Федерации;
государственная награда Российской Федерации.
Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации;
Государственный гимн Российской Федерации;
Государственный флаг Российской Федерации;
Государственная программа...
С прописной буквы пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».
6.3. Наиболее употребляемые сокращения слов.

Все сокращения слов и наименования должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются названия единиц измерения.
Официально используется множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них - по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют аббревиатура ГЭС и подобные, которые не склоняются.
Сокращение слов отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему. Например, сокращения «бух.», «бух.» известны только специалистам («бук.» -буксир, «бух.» - бухта). Однако документ может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы нарушает официальный тон документа.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район»: и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы обозначений, входящих в формулы.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.
Допускаются сокращения в больших аналитических материалах, но в этом случае необходимо в начале или в конце документа расшифровать эти сокращения.
6.4. Оформление дат и чисел в документах.
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2003 г., в мае 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 2003 году, план на 2003 год, с 2000 по 2003 год, в 2000-2003 годах; в первом полугодии 2003 г., но: в I квартале 2003 г.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей; менее одной тысячи следует писать так: 108 руб.
Название единиц в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительный падеж единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов и людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячные, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секундный.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять номера и проценты без цифр.
6.5. Некоторые рекомендации по составлению текстов правовых актов (законов, постановлений, распоряжений, приказов).
При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными и наиболее общими признаками.
1.Точность и определенность юридической формы выражений и отдельных терминов правовых актов. В тексте правового акта недопустимы недомолвки и двусмысленности. Отсутствие единообразия понятий и терминов может привести к неправильному пониманию и применению законов, постановлений, распоряжений, приказов.
2. Ясность и доступность языка правового акта.
Доступность правового акта - необходимое условие укрепления законности, внедрения емких юридических начал. Однако уровень простоты и ясности правового акта должен определяться в зависимости от того, на кого он рассчитан, какой сферы отношений касается. Если он рассчитан на специфическую категорию людей, то в таком акте возможны употребления специальных и технических терминов, особых оборотов. Правовые акты, которые обращены к широким слоям населения, должны излагаться простым и доступным языком.
3. Полнота регулирования соответствующей сферы отношений.
Если в процессе исполнения правового акта обнаруживается ряд вопросов, на которые он не дает исчерпывающего ответа, если он не предусматривает механизм его реализации, то такой документ не будет эффективным.
4. Отсутствие в тексте декларативности.
Эффективным и действенным инструментом в преобразовании жизни служит лишь тот закон, который точно и конкретно определяет права и обязанности субъектов правоотношений, четко формулирует меры их обеспечения.
5. Оптимальный объем документа.
Чрезмерно обширный, громоздкий текст затрудняет ориентирование в законодательстве, создание автоматизированных поисковых систем. Краткость текста документа - это оптимальная экономичность изложения мысли при сохранении полноты содержания.
6. Соблюдение логической последовательности в тексте.
Новый правовой акт должен согласовываться с действующими правовыми актами, исключать противоречия и повторения. Издание новых правовых норм без учета предшествующих недопустимо.
7. Унификация формы и структуры правовых актов, способов изложения правовых предписаний.
Этот принцип предполагает использование стереотипной структуры, единой формы юридических конструкций и формулировок, унифицированного языка.
8. Язык правового акта - это язык официального документа.
9. Сокращения в нормативном тексте.
Непонятные для большинства населения, широко не распространенные сокращения не должны употребляться при изложении правовых норм. Они приводят к недоразумениям и неправильному толкованию. Общепризнанные и всем понятные аббревиатуры (вуз, профсоюз, универсам и т.п.) сокращают объем нормативного материала, способствуют его компактности.
Сокращение наименования учреждения или организации в законе допустимо в случае, если оно специально предусмотрено положением, уставом или актом об образовании этого учреждения или организации.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (систематизация законодательства, учет нормативных актов, инкорпорация, кодификация, консолидация законодательства);
- оформите даты документов известными вам способами;
- исправьте ошибки (если они имеются) в написании следующих воинских званий, ученых степеней и званий:
Генерал Армии;
адмирал;
действительный член Российской Академии Наук;
доктор технических наук;
член-корреспондент Российской Академии наук;
лауреат государственной премии.
Вопросы для повторения
1. В чем особенность языка и стиля служебных документов?
2. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?
3. Каков порядок использования сокращений в служебных документах?
4. Каков порядок склонения сложных составных слов и числительных?
5. Как сделать текст документа понятным и убедительным?
6. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах?
7. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
Резюме по теме
Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

ТЕМА 7. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами понятия и правил оформления организационно-правовых документов.
Задачи изучения темы:
- уяснить назначение и состав организационно-правовых документов;
- рассмотреть правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов (устав, положение, инструкция).

7.1. Назначение и состав организационно-правовых документов.
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления которая включает в себя:
- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
- установление ее структуры;
- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;
- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
- формирование совещательных органов управления;
- регламентацию деятельности аппарата управления;
- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
- установление режима работы и системы органов;
- организацию труда работников и оценку их труда;
- реорганизацию;
- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.
К организационно-правовым документам относятся:
- учредительные документы организации;
- положения;
- регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);
- должностные инструкции.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
7.2. Правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников данной организации и самой организации как юридического лица. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц.
Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа.
Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации.
Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, Положение о министерствах, ведомствах, управлениях), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), либо структурного подразделения (комиссии, группы).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан на предприятиях).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для систем учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, организации, структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно разделить на:
- Положения о структурных подразделениях;
- Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (коллегия управления), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
- Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура Положения о подразделениях нормативно не закреплена, но на практике выработана следующая структура:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- ответственность;
- взаимоотношения.
Дополнительно могут быть разделы: «Руководство» (управление); «Организация работы».
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности; кем возглавляется и кому подчиняется; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; кем утверждаются структура и штаты подразделения; наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.
В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.
Поскольку этот раздел формируется как ответственность руководителя, основное внимание следует уделять видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение, прежде всего, управленческих функций.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции разбивают по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:
- рационально распределить функциональные обязанности между работниками;
- повысить своевременность и надежность выполнения задач;
- четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
- объективно применять меры воздействия;
- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
- организовать равномерную загрузку работников;
Должностные инструкции обычно пересматриваются 1 раз в пять лет (лучше 1 раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.
Документ подписывается непосредственным руководителем сотрудника, утверждается руководителем структурного вышестоящего подразделения. Обязательными для должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсультанта организации или соответствующего управления, а при необходимости - также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество.
Типовая схема построения должностной инструкции нормативно не закреплена, поэтому можно говорить лишь о выборе наиболее целесообразной структуры должностной инструкции из тех, что выработаны практикой:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения. Связь по должности;
- условия оплаты труда;
- показатели оценки работы.
Дополнительными разделами в структуре должностной инструкции могут быть:
- организация работы;
- порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения;
- контроль, проверка и ревизия деятельности.
Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
В инструкцию необходимо включить разделы:
- правила оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- порядок подготовки правовых актов;
- порядок подготовки других видов документов;
- организация работы с отправляемыми и поступающими документами;
- осуществление контроля за сроками исполнения документов;
- особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
- систематизация и обеспечение сохранности документов.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (устав, положение, инструкция).
Вопросы для повторения
1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.
2. В чем особенности составления и оформления устава?
3. В чем особенности составления и оформления положения?
4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению инструкций?
Резюме по теме
Организация деятельности учреждения (предприятия) выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.
ТЕМА 8. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами понятия и правил оформления распорядительных документов.
Задачи изучения темы:
- уяснить назначение и перечень распорядительных документов;
- рассмотреть виды распорядительных документов;
- проанализировать основания для издания распорядительных документов;
- раскрыть порядок подготовки правовых актов (законов, проектов, постановлений, распоряжений, решений, приказов);
- правила составления и оформления распорядительных документов.
8.1. Назначение и перечень распорядительных документов.
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от деятельности организаций, входящих в его систему.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно эти документы обеспечивают управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них содержатся конкретные юридические предписания субъектов исполнительной власти.
По своему действию распорядительные документы делятся на:
- правовые акты, действующие на федеральном уровне;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
- правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
- правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:
- акты межведомственного характера;
- акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями.
Основанием для издания распорядительных документов могут быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации (такие документы называются инициативными).
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения.
Коллегиально принимаются и издаются постановления и решения.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, за исключением того, что ключевым словом является глагол «РЕШИЛ».
Постановление - правовой акт, издаваемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, организации, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения оперативных вопросов, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения по вопросам частного характера также издают руководители предприятий.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно информационно-методического характера, а также по организации выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Указания составляются и оформляются аналогично приказам. Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» ИЛИ «ПРЕДЛАГАЮ».
8.2. Порядок подготовки правовых актов (законов, проектов, постановлений, распоряжений, решений, приказов).
Подготовка законопроектов на календарный год производится в соответствии с программой, утверждаемой губернатором, главой администрации, а также квартальным планом работы администрации области.
Пояснительная записка должна содержать указание предмета правового регулирования, цель и место законопроекта в системе действующего федерального и регионального законодательства, изложение концепции, общую характеристику структуры, социально-экономические и другие последствия его применения. Подписывает ее руководитель структурного подразделения.
В случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат, необходимо финансово-экономическое обоснование.
Кроме того, предлагается перечень нормативно-правовых актов субъекта РФ, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с вступлением в силу предлагаемого законопроекта.
Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем края, области, города.
Документы должны обязательно пройти экспертизу в юридических структурах.
Принятые законы направляются на подпись губернатору или главе администрации, мэру. В случае неподписания Законы возвращаются для повторного рассмотрения депутатами.
Постановления, распоряжения, решения разрабатываются в структурных подразделениях администраций.
Необходимо, чтобы в подготовке таких документов принимали участие юристы. При подготовке наиболее важных проектов правовых актов необходимо создавать рабочие группы.
Проекты правовых актов должны соответствовать законодательству РФ, края, области, города, а также правилам русского языка.
Одновременно с разработкой проекта правового акта необходимо подготовить предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.
Правовой акт состоит из содержательной части (текст документа), других реквизитов.
Содержательная часть правового акта (текст документа) - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия.
Правовые акты, кроме текста документа, имеют следующие реквизиты:
- вид правового акта;
- дату;
- регистрационный номер;
- заголовок;
- подпись;
- визы согласования;
- идентификатор электронной копии документа;
- правовой акт может иметь гриф ограничения доступа.
Слова и выражения в правовом акте должны использоваться в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией.
В правовом акте даются определения используемых в нем юридических и других специальных терминов, если затруднено их понимание.
В случае, когда необходимо разъяснить цели и мотивы издания правового акта, дать ссылку на документы, во исполнение которых или в соответствии с которыми принимается правовой акт, в него включается вступительная часть - преамбула.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на абзацы и подпункты.
В тексте правового акта должны быть указаны сроки исполнения поручения.
В тексте правового акта употребляются полные официальные наименования органов, организаций и структурных подразделений.
Положения, предусматривающие изменение, дополнение, признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, включаются непосредственно в текст правового акта, либо оформляются в виде отдельных проектов.
В последнем пункте проекта правового акта должно быть указано должностное лицо, на которое возложен контроль за его исполнением.
Таблицы, графики, схемы, карты, являющиеся неотъемлемой составной частью правового акта, как правило, прилагаются. Нумерация приложений производится в порядке упоминания их в тексте правового акта.
Согласование проектов правового акта оформляется визой:
- проекты правовых актов должны согласовываться с руководителем структурного подразделения, непосредственно готовившим проект;
- заместителем главы администрации края, области, города, координирующим соответствующую сферу;
- руководителями предприятий, учреждений, организаций, для, которых в проекте правового акта предусматриваются задания или поручения;
- разработчик правового акта обобщает поступившие замечания и предложения, вносит изменения в проект правового акта.
Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения, дополнения, то он подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими данный проект.
Все проекты правовых актов должны пройти юридическую экспертизу.
При проведении юридической экспертизы проект правового акта подлежит проверке на соответствие:
- Конституции Российской Федерации;
- федеральным законам и нормативным правовым актам федеральных органов государственной власти;
- законам, другим нормативным правовым актам края, области.
Подписанные руководителем правовые акты проходят регистрацию (во многих регионах регистрация правового акта производится с использованием автоматизированной системы).
Копии правовых актов направляются адресатам согласно справке-рассылке.
8.3. Оформление распорядительных документов.
Правовые акты оформляются на бланках постановления, распоряжения, приказа.
В типовой формуляр правового акта входят следующие реквизиты.
Вид документа (ПРИКАЗ) - оформляется прописными буквами. как правило, центрированно.
Дата оформляется цифровым способом (12.04.2003). Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель должен проставить ее своей рукой в момент подписания приказа. Допускается буквенно-цифровой способ оформления даты (12 июля 2003 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее.
Индекс (номер) - порядковый номер приказа в пределах календарного года.
Место составления или издания - (по необходимости) оформляется ниже даты и индекса.
Заголовок к тексту - должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» или «Об», отвечает на вопрос «о чем», формулируется с помощью отглагольного существительного (О создании..., Об итогах...) и состоит, как правило, из 3-5 строк.
Текст - состоит, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержатся обоснование причин, целей и задач издания правового акта, необходимость совершения распорядительных действий.
Подпись - состоит:
- если текст напечатан на бланке организации - из должности, инициалов и фамилии руководителя.
- если текст напечатан на бланке должностного лица - из инициалов и фамилии руководителя, которые печатаются от правого поля.
При подписании правового акта исполняющим обязанности руководителя в реквизит «подпись» добавляются слова «И.о. Начальника управления», которые печатаются от левого поля.
Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах. Приложениями могут быть положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (постановление, распоряжение, решение, приказ).
Вопросы для повторения
1. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
2. В чем особенности составления и оформления решений?
3. В чем особенности составления и оформления постановлений?
4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению приказов?
5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению распоряжений?
Резюме по теме
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависит результат работы организации.
ТЕМА 9. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами понятия и правил составления и оформления справочно-информационных документов.
Задачи изучения темы:
- уяснить назначение и перечень справочно-информационных документов;
- рассмотреть виды справочно-информационных документов;
- проанализировать порядок составления и оформления протокола;
- раскрыть порядок составления и оформления докладных, объяснительных записок и заявлений;
- усвоить правила ведения деловой переписки;
- уяснить процедуру составления и оформления актов, справок, договоров и доверенностей;
- дать понятие и раскрыть правила оформления сводки, заключения, перечня и списка;
- проанализировать особенности составления и оформления телеграмм, телефонограмм, факсограмм и электронного сообщения.
9. 1. Протокол.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, согласования цены и др.
Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.
Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, номер, место заседания, гриф утверждения (при необходимости), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, дата оформляется следующим образом 22-24.03.2000.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года.
В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.
Текст протокола состоит из двух частей:
- первая - вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;
- вторая - основная, фиксирующая ход заседания.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - Фамилия и инициалы; секретарь - Фамилия и инициалы (При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.); присутствовали - Фамилия и инициалы присутствующих в алфавитном порядке. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности.
Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов, с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела располагается по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Завершающая часть каждого пункта повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть конкретна и содержать: кому что сделать и к какому сроку.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные и краткие.
Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания. В остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отражать работу по принятию решения.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
9.2. Деловая переписка.
Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.
Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.
Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Язык деловой переписки должен быть нейтральным. При этом используются логические средства оценки фактов, должны отсутствовать просторечные и диалектные слова и выражения.
Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца.
Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. В абзацной фразе содержится основная информация. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце.
Рекомендуется составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений, поэтому текст излагается от первого лица множественного числа без использования местоимения «мы».
Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При составлении делового письма следует учитывать, что тон и стиль деловой корреспонденции формируют прилагательные и наречия, которые отражают объективность или субъективность автора письма, его настой, эмоциональное состояние.
Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для данного языка нормам словорасположения.
При оформлении писем необходимы следующие обязательные реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; дата письма; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись, визы согласования; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.
9.3. Докладные, объяснительные записки и заявления.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения.
Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения или структурного подразделения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника.
Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, на простом листе бумаги от руки в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.
9.4. Акт.
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельном случае акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации, проведения испытания, несчастных случае и др.).
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме:
- члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос;
- в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные;
- акт оформляется на общем бланке.
Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты: наименование организации-автора; вид документа (АКТ); дата; индекс; место составления (дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события); текст - делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.
Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы актов.
9.5. Справка.
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки могут быть информационные, аналитические и личного характера.
На практике чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А 4, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составляемые по запросу внешних организаций должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок, раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы по количеству освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справка, содержащая цифровые показатели, может быть оформлена в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
9.6. Договор.
Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.
Договор содержит следующие реквизиты:
- вид документа;
-дату;
- регистрационный номер;
- текст;
- юридические адреса сторон;
- подписи должностных лиц каждой из сторон;
- печати каждой из сторон;
- визы согласования документа.
Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.
9.7. Доверенность.
Доверенность - письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается руководителем.
Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; вид документа; дату; регистрационный номер; текст; подпись; визы согласования; печать.
Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.
Текст обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности; иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Подпись заверяется печатью организации.
В доверенности на получение зарплаты и иных платежей указываются: фамилия, имя, отчество доверителя; фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; объем полномочий представителя; дата; подпись.
Данные доверенности оформляются на листах формата А4, подпись заверяется печатью отдела государственной службы и наград управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работы администрации области или кадровой службой структурного подразделения, в котором работает доверитель.
9.8. Сводка. Заключение. Перечень. Список.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т.п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.
Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ; составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечня требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.
9.9. Телеграмма. Телефонограмма. Факсограмма. Электронное сообщение.
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграмм связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
Телеграмма оформляется в соответствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Телеграмма печатается на бумаге формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: категория срочности телеграммы; вид телеграммы; адресат; текст; регистрационный номер; дата; подпись отправителя.
Дополнительными реквизитами являются: наименование организации; справочные данные об организации; виза исполнителя; печать.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
Телефонограмма - документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи и записываемый получателем.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов.
При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; текст; регистрационный номер; дата; подпись отправителя; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы.
В тексте телефонограммы должно быть не более 59 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Правильность записи телефонограммы следует проверять повторным чтением ее в конце передачи.
Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.
Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.
По факсу передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, с учетом следующих правил:
- объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
- текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа;
- не допускается деформация листов бумаги.
Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанной на принтере, или переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ или на дискете.
Электронное сообщение состоит из адресата «электронной почты», заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Для отправки документов электронной почтой за подписью главы администрации области или его заместителей файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список рассылки.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (протокол, докладные, объяснительные записки, заявления, доверенность, сводка, заключение, перечень, список, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение, акт).
Вопросы для повторения
1. В чем особенности составления и оформления протокола?
2. В чем особенности составления и оформления акта?
3. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?
4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?
5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?
6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем?
7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?
8. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?
Резюме по теме
К информационно-справочным документам относят: письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами значения правил организации работы с письменными и устными обращениями граждан.
Задачи изучения темы:
- рассмотреть основные законодательно-нормативные акты по работе с обращениями граждан;
- раскрыть понятие и содержание понятий «жалоба», «предложение», «заявление», «ходатайство», «коллективное обращение», «петиция»;
- усвоить технологию работы с обращениями граждан.
10.1. Законодательно-нормативные акты по работе с обращениями граждан.

Основополагающими принципами работы с обращениями частных лиц в государственные и общественные органы являются:
- право каждого гражданина обжаловать незаконные действия любого должностного лица или учреждения;
- всемерное расширение и упрочнение связей с широкими массами;
- гласность работы по рассмотрению обращений граждан.
Обращения граждан могут быть как в письменной, так и в устной форме. Обращения делятся на следующие виды: предложения, заявления и жалобы.
Под предложениями обычно понимаются обращения, содержащие предложения по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности органов власти и управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.
Заявление - обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов.
Под жалобой понимается обращение по поводу нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, о бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, неправомерных действиях должностных лиц.
Жалобой признается также несогласие с решениями или действиями государственного или общественного органа, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.
Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категорий и специфики деятельности учреждения.
12 декабря 1993 г. была принята Конституция Российской Федерации, в специальных статьях которой также нашли отражение вопросы по работе с предложениями и заявлениями граждан.
Помимо привычных терминов «предложения», «заявления» и «жалобы граждан» в практику работы с этими документами включены такие понятия, как «ходатайство», «коллективные обращения», «петиции».
Ходатайство определяется как письменная просьба гражданина о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов, их подтверждающих.
Коллективные обращения - обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащие частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организатором и (или) участниками митинга или собрания, имеющего общественный характер.
Петиции - коллективные обращения граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.
У нас в стране сложилась законодательно-нормативная база для организации работы с обращениями граждан, в которой определены ответственность, технология получения, обработки, контроля исполнения, анализа этой категории документов.
10.2. Технология работы с обращениями граждан.

Технология работы с обращениями граждан требует выполнения следующих операций:
- прием гражданина;
- прием и первичная обработка письменных обращений;
- регистрация обращений;
- направление обращений на исполнение;
- уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
- уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;
- контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
- информационно-справочная работа по обращениям;
- извещение заявителя о вынесенных решениях;
- группировка дела и текущее хранение этих документов;
- анализ поступивших обращений;
- опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.
Обращение может быть подано в письменной форме, лично, по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений, или ведущему личный прием.
Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители или ответственные руководители.
Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме, и с ними ведется работа как с письменными обращениями.
Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Конверт сохраняется вместе с документом до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию. Регистрация этой категории документов является также свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении.
В случае повторного обращения указываются номер и дата предыдущего документа. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.
Зарегистрированный документ передается руководителю или его заместителю для принятия решения.
Первичное рассмотрение документа должно быть осуществлено в срок, не превышающий трех дней. В случае пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность.
В случае, когда полученное обращение не относится к компетенции получившего его учреждения, оно должно быть в пятидневный срок направлено в компетентный орган, либо заявителю с разъяснением, куда следует переадресовать свое обращение.
Если в процессе рассмотрения документа руководитель может сразу решить поставленный вопрос, он отражает свое решение в резолюции, на основании которой составляется ответ заявителю. Если вопрос требует разъяснения, в резолюции указываются исполнитель и срок ответного разъяснения документа.
Исполнение всех поступивших и зарегистрированных предложений, заявлений и жалоб ставится на контроль.
Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, решаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В случаях, когда для принятия решения по жалобе или заявлению необходимо собрать дополнительные материалы, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Об отказе в положительном решении поднятых в предложениях, заявлениях и жалобах вопросов сообщается заявителю в письменной форме. Отказ должен быть обоснован, указаны мотивы и основания для отказа.
Тренировочные задания
- составление глоссария: (жалоба, предложение, заявление, ходатайство, коллективное обращение, петиция);
- заполните образец справки о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.
Справка
о результатах рассмотрения предложений, заявлений
и жалоб граждан, поступивших в

наименование организации




За

Всего с начала года

За соответствующий период 200 __ г.




200 ___ г.






Вопросы для повторения
1. Каковы основополагающие принципы работы с обращениями частных лиц в государственные и общественные органы?
2. Что включают в себя понятия «жалоба», «предложение», «заявление», «ходатайство», «коллективное обращение», «петиция»?
3. Выполнения каких операций требует технология работы с обращениями граждан?
4. В каких формах может быть подано обращение?
5. Когда обращение считается повторным?
6. В какой срок со дня поступления должно быть осуществлено первичное рассмотрение документа?
7. В какой срок со дня поступления решаются заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки?
Резюме по теме
Обращения частных лиц в государственные и общественные органы по различным вопросам общества являются показателем их заинтересованного отношения к происходящим событиям, ценным источником информации о реальном состоянии государственных и общественных дел. Работа с обращениями граждан является самостоятельным участком службы документационного обеспечения. В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб граждан, создаются специальные подразделения - бюро, отделы или секторы. К ним в первую очередь относятся законодательные и исполнительные органы России, субъектов Российской Федерации и местных органов управления и самоуправления. В настоящее время в стране сложилась законодательно-нормативная база для организации работы с обращениями граждан, в которой определены ответственность, технология получения, обработки, контроля исполнения, анализа этой категории документов.




Приложенные файлы

  • doc 18395426
    Размер файла: 587 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий