nomenklatura


Вопросы и задания
1. В течение несколько лет, прошедших после создания организации, ее
документы хранились в структурных подразделениях в случайных местах,
не были систематизированы. Поэтому часто найти необходимую для
работы документацию не представлялось возможным. Руководитель
организации поручил своему секретарю организовать хранение
документов в соответствии с существующими в настоящее время нормами
и правилами. Какими нормативными и методическими документами должен
воспользоваться секретарь, чтобы правильно решить поставленные задачи?
2. Для удобства работы каждый специалист, работающий в ООО
«Крокус», заводит себе папки, куда в течение определенного периода
вкладывает соответствующие документы. На обложках записываются
фамилия и инициалы исполнителя, а также те или иные направления его
деятельности, например:
Иванов П.Р.
Изготовление и установка рекламных щитов.
Таким образом, в папке накапливаются различные документы, касающиеся
решения данного вопроса: письма-предложения, письма-рекламации,
ответные письма различных организаций и предприятий, договоры, акты и
др. Когда документов становится слишком много, заводится вторая папка с
аналогичной записью на обложке, которой добавляется ее номер,
например:
Иванов П.Р.
Изготовление и установка рекламных щитов. № 2.
В конце года папки с документами передают секретарю, который
помещает их в общий шкаф, в отделения, где хранятся документы
определенных специалистов. Состав и количество документов в каждой
папке никем не учитываются.
Как можно охарактеризовать систему формирования дел и текущего
хранения документов в обществе? Каким образом она должна быть
организована, чтобы можно было легко находить нужные документы и
исключить возможность их потери? 3. В службе делопроизводства организации при формировании дел
придерживаются мнения, что в одно дело нельзя помещать документы с
разными сроками хранения. В соответствии с этим в одну папку помещают
разные виды документов с одинаковыми сроками. Чтобы облегчить поиск
нужных документов, в папку подшивают картонные разделители, на
которые заносят название видов и разновидностей документов. Эти же
названия переносят на обложку дела. Когда количество листов в деле
достигает 300-350, заводят его второй том.
Какие нарушения существующих правил формирования дел допущены в
данной организации? Почему такой порядок формирования может сильно
затруднить поиск документов?
4. Архив организации разослал по структурным подразделениям
инструкцию о порядке формирования и оформления дел при их
оперативном хранении. В инструкции, в частности, было указано, что в
отдельные дела формируются входящие и исходящие (инициативные и
ответные) письма. В делах эти документы располагаются по предметно-
вопросному признаку, а внутри группы писем, посвященных одному
вопросу – по хронологии.
В инструкции содержались следующие указания по оформлению дел: На
обложку дела выносятся сведения о структурном подразделении,
заголовок дела и период, за который данное дело формируется. Заголовок
дела должен точно отражать состав документов и вопросы, содержащиеся
в них. Поэтому в заголовки дел с перепиской должны быть включены
слова «Входящая переписка» или «Исходящая переписка» и далее должны
перечисляться вопросы, по которым велась переписка.
Определите, что в данной инструкции не соответствует правилам
формирования дел с перепиской, и какие сведения должны выноситься на
обложку дела при ее частичном оформлении. 5. В ЗАО «КРАФТ» приложения к протоколам общих собраний имеют
большой объем, поэтому они формируются в отдельные дела. В состав
документов к протоколам общих собраний акционеров входят и
бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров. После
проведения общего собрания бюллетени вкладываются в конверты,
конверты заклеиваются, заверяются подписями членов счетной комиссии.
Затем секретарь генерального директора, отвечающая за хранение
документов общих собраний акционеров ЗАО «КРАФТ», вместе с
другими документами подшивает их в отдельное дело. Такие дела
хранятся вместе с остальными на стеллажах в секретариате в открытом
доступе.
Какими нормативными документами регламентируется в настоящее время
порядок хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях
акционеров? Соблюдается ли установленный порядок в ЗАО «КРАФТ»?
Какие отличительные особенности организации хранения и использования
данного вида документов можно выделить?
6. Для решения ряда вопросов специалистам производственного отдела
потребовался ранее исполненный документ, который был уже подшит в
дело.
Секретарь отдела Ксенофонтова А.А., отвечающая за формирование и
хранение дел, выдала документ во временное пользование инженеру
Соколову И.Н. На место выданного документа Ксенофонтова А.А.
вложила лист бумаги, на котором указала номер и дату документа,
фамилию получившего документ специалиста и дату выдачи.
Может ли лист служить доказательством того, что документ был вынут из
дела и передан конкретному должностному лицу в случае невозвращенияили потери документа? Кто в данном случае будет нести ответственность
за пропажу документа?
7. В одной из организаций номенклатура дел была составлена по
следующей форме:
№№ п/п Индекс
дела
Заголовок
дела
Срок
хранения
1 2 3 4
Определите, что отличает представленную форму от типовой формы
номенклатуры дел. Для чего необходима информация, которая отсутствует
в номенклатуре дел данной организации?
8. Численный состав работников ООО «Сириус» - 15 человек. В структуре
общества образовано три функциональных подразделения: секретариат, за
которым закреплены функции по документационному обеспечению
управления и кадровой деятельности; бухгалтерия и юридический отдел.
Остальные работники входят в состав групп, сформированных в
соответствии с направлениями основной деятельности предприятия,
например, группа по рекламе, группа по подготовке технической
документации, группа экспертов и др. Группы не являются структурными
подразделениями и не закреплены утвержденным штатным расписанием.
Какую классификационную схему номенклатуры дел следует
рекомендовать для данного общества? 9. В канцелярии университета централизованно регистрируют приказы и
распоряжения руководителей университета и полученные письма,
независимо от того, на чье имя они были адресованы. Учебные
подразделения университета (в частности, кафедры) получают копии этих
документов, если содержание относится к их деятельности.
После исполнения документов кафедры не хранят у себя, а уничтожают
полученные копии. Дела с подлинниками приказов, распоряжений и
писем формируются и хранятся в канцелярии и поэтому включаются в
раздел «Канцелярия» сводной номенклатуры дел университета. В
номенклатуру дел кафедры включаются только документы по ее учебной и
научной работе, например, планы и отчеты кафедры по учебной и научной
работе, индивидуальные планы преподавателей и т.п.
Правомерны ли действия кафедр? Должны ли они формировать дела с
копиями распорядительных и др. документов и включать их в свою
номенклатуру дел?
10. В течение года у организации появились новые направления его
деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появилось
значительное количество новых документов, которые не были
предусмотрены действующей номенклатурой дел.
Руководитель организации своим приказом обязал службу ДОУ внести
изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в
середине года новой номенклатуры дел, которую заново утвердил
руководитель организации.
Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой
делопроизводства организации? Была ли в данном случае необходимость
переработки номенклатуры дел, и какие требования следует учитывать в
подобных ситуациях? 11. Генеральный директор закрытого акционерного общества «Корвет»
рассмотрел представленную ему номенклатуру дел и отказался ее
утверждать, так как не согласился со сроками хранения ряда документов.
Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовков дел
и поставить на первое место документы федеральных органов управления:
Федеральной службы по финансовым рынкам, Федеральной налоговой
службы т.п., затем расположить устав общества и протоколы общих
собраний акционеров. Порядок расположения в номенклатуре других
документов должен оставаться прежним.
На какие нормативные документы должны сослаться составители
номенклатуры дел ЗАО «Корвет», чтобы доказать, что в ней правильно
определены сроки хранения дел и порядок их расположения.
12. Начальник канцелярии общества с ограниченной ответственностью
«ГОРИЗОНТ» Самойленко Е.П. поручила секретарю директора Новиковой
А.М. составить номенклатуру дел общества. Составленная номенклатура
дел общества была оформлена следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДЕНА
ГОРИЗОНТ приказом генерального
директора
125641, Москва, Минская ул., 25/1 от 22.12.2010 № 97
Тел.464- 23-16
Факс (095) 464-23-20
ОКПО 00000000
ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2011 год
Москва
СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ НОМЕНКЛАТУРЫ
Секретарь А.М.Новикова
Визы начальников отделов и юриста общества
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник канцелярии Заведующая архивом
л. п. Е.П.Самойленко л.п. Л.А.Круглова
дата дата
Найдите несоответствия оформления данной номенклатуры нормативным
требованиям и предложите ее исправленный вариант.

Приложенные файлы

  • docx 18392975
    Размер файла: 17 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий